必须把Excel导入数据库？你用的BI工具out了！

发布时间：2021-02-19      游览量：2931

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做为企业的管理者，尤其是财务和销售板块的管理者，以绩效为核心组织工作是必须的，或者说一切看数据，绩效不好的无论怎么说都会受到质疑和挑战！

经典的PDCA循环（也叫戴明环）告诉我们所有工作的起点都是Plan，即设定可行的目标。

所以网上常见的KPI、BSC、OKR这些管理工具都在做相同的事情——目标管理（MBO）。目标管理的第一原则就是SMART原则，否则设定的目标就是模糊不清的，毫无导向意义。那么什么是SMART呢？

——S代表具体(Specific)，指标定义要清晰，不需要解释；

——M代表可度量(Measurable)，指标是可收集、获得的；

——A代表可实现(Attainable)，指标是通过付出努力可以实现的；

——R代表相关性(Relevant），指标是责任人权利和责任范围内的；

——T代表有时限(Time-bound)，指标必须限定在某个特定期限内。

那么财务总监和销售总监都在用什么工具进行目标管理呢？粗略判断一下，95%以上的企业都在用Excel管理“目标值”和“实际值”，尤其是经常发生调整的目标值！为什么目标值经常改变，这种修改不能直接采集到企业的信息化系统中呢？

其实在具体工作中，目标值存在多种变化的情况：

增加指标：比如根据经营分析会发现成本结构异常，可能就会增加考核“设备故障率”。

减少指标：比如新的OEM销售模式，不再需要自建销售网络，“覆盖率”被废弃。

变更口径：比如新客户的定义修改为个人存款大于5000的，而不按照新开户判定。

修改数值：比如团队的异常变动，原本可行的目标变得遥不可及，自然就要降低下来。

还有一种原因，就是目标值是为“完成率”服务的，比如上市的车企们，媒体和消费者最关注的指标不是销售量（估计是很难记住），而是目标完成率（在相同的坐标系下，更容易进行横向对比）。目标完成90%&销量230万台，和目标完成60%&销量300万台，普遍会觉得前者的管理更好、更值得信任！

这样就能理解了吧，大多数用户不太可能把这么复杂的调整落到IT系统中，用Excel多么简单，随意增加一行、修改公式…。但，凡事都有两面性，别忘了目标管理的另外一半是“实际值”，这些实际值可都是在数据库里面的！这可怎么办？别急，我给你三个办法：

办法1：找IT部门，把目标值Excel导入（录入）到系统里面，然后让其开发报表给你；

办法2：找IT部门，把你需要的实际值导出Excel给你，想办法关联起来对比；

办法3：找个新工具把Excel的目标值和系统的实际值直接关联起来计算；

前两种估计你都用过，办法1最麻烦，效率很低，因为很多Excel计算逻辑，用系统的报表功能很难实现，格式也很不灵活。办法2肯定是大部分人选用的，毕竟到了Excel就听自己使唤了，想怎么用就怎么用。办法3以前是个理论可能性，但几乎就没有解决方案，注意这里划重点了！

既然想找新办法把Excel里的目标值和报表系统的实际值结合，就必须有所改变，要么改变Excel要么改变报表系统。改变Excel对于财务总监和销售总监，是100%不可能的，连换WPS表格他们都不愿意，更别说改用别的办公软件了。那你只有一条路，就是更换报表系统，而且更换的条件只有一个：可以和Excel无缝结合的报表系统！

我先声明一下，Smartbi的这个报表软件有个人免费版和企业收费版，除了对使用人数有限制功能都是一样的。OK，现在我具体介绍一下如何使用Excel+Smartbi完成目标管理的进度报表：

第一步：Smartbi和传统B/S的企业报表工具一样，可以连接各种数据库，也支持报表在各种浏览器和APP上查询使用，唯一不同的是它的报表设计器就是Excel（需要安装个小小插件）。所以先保证Smartbi可以按时间等参数查询到实际值（带参数的数据集）。

第二步：用Excel打开你的目标值文件，然后登录插件，把实际值的单元格替换为已经准备好的数据集字段，比如下图这样，右侧是可以填充到单元格的数据库或数据集字段。

拖过来的字段看不懂？别着急，这里是最关键的操作了。对设计器来说，你刚拖动到单元格的是字段的定义，而不是字段的内容，简单来说你不告诉它参数条件，它怎么告诉你结果呢。所以这里需要用到菜单里叫”执行“的功能，其实就是把数据直接渲染到Excel里，执行后就变成下面这样了，所需要的实际值全部填充完毕！搞定！

第三步：还是回到你平时的工作环境，在Excel设计目标管理的报表，这时就不用担心实际值的获取了。引用单元格、隐藏行列、合并单元格、计算新数据、设置条件格式......这些Excel功能照用不误，非常自由和灵活！

总结起来这样实现办法3，好处是：

1、保留在Excel维护目标值的习惯，无须改用其它软件

2、实际值可以随时从数据库“执行”出来，按你的条件随叫随到

3、目标进度报表也无须做任何修改，一切无缝衔接

Smartbi这个功能已经在大型企业用起来了，而且这个企业报表软件除了解决上述这个难点，还有很多神奇的能力，比如说自助拖拽查询数据库、把Excel数据用ECharts图形、地图展示发布到浏览器和APP，还可以用来制作仪表盘和大屏幕，例如下图是其DEMO。

会者不难，想要做好KPI、BSC、OKR这些目标管理就离不开数据，离不开Excel和数据库的参与，只是前2种办法无法摆脱频繁的沟通和修改，如果想要一劳永逸的解决问题，还是办法3更靠谱！