小李是一名HR，正在为明年的招聘季提前做准备。每年到这个时候，收到的各类简历五花八门，筛选起来非常耗时。如果能把每天投简历的人员信息汇总起来，成立一个招聘人才数据库，可以第一时间从人才库里筛选匹配合适的岗位，就可以为公司节省大量的招聘时间。但是每天的手工统计数据也很麻烦，累计起来会形成非常大的数据量，每次打开都非常慢，依然是个苦差事。

其实啊，一个简单的excel插件就可以解决问题。例如，这是一个招聘记录统计表，表头有面试时间、姓名、应聘职位、应聘部门等信息，记录了每个面试者的身份信息以及来公司的面试情况，非常的简单和容易理解，这些面试信息每天统计好会登记进去，并保持每天更新。如果只是短期内的数据倒还好，但随着数据量的日积月累，必然会影响EXCEL的运行效率，如果领导突然要你分析好几年的数据，面对这么庞大的数据，恐怕再好的电脑配置都得跪下。

要解决这个问题，我们可以考虑把数据源导进数据库里进行分析，那么什么数据库比较合适呢？这里只要下载一个电子表格软件（Smartbi Spreadsheet），安装后它会作为一个插件在excel中呈现，此时只要打开excel，把数据源导入电子表格软件，便可以在右边的数据集面板里去拉取相应的数据字段到EXCEL里去进行分析了。

如果你需要追加数据，只需要在EXCEL的界面里选择添加到已有表，便可以把需要更新的的数据源补充进去，真是太方便了，这样就不需要把数据源全部汇总在一个EXCEL里进行累计了，不用一个个手动输入，变得非常便捷。

解决了数据库的问题，我们继续来做下面的工作。通过电子表格软件，我们可以很轻松的完成数据分析并呈现出来，给到领导汇报实际情况争取资源等等。例如我们可以设置招聘指标，从收到简历份数这个字段里，通过筛选的简历份数与未通过筛选的简历份数，用通过筛选的简历份数除以收到的简历份数，就可以得出简历筛选通过率这个指标；我们再看是否按时到达这个字段里，可以区分出是与否，用按时到达人数除以通过筛选人数可以得出面试报到率这个指标；是否符合入职要求这个字段可以区分出有多少人是通过面试的，用符合入职要求的人数除以按时到达的人数，可以得出面试合格率的数据；最后一个是用最终入职人数除以符合入职要求的的人数，得出入职通过率的数据，如图例所示：

除此之外，还可以根据实际情况去设置符合你企业要求的指标。这些招聘指标反映了企业整个招聘计划的完成情况，便于管理人员一目了然总览招聘全局。我们通过数据可以看出，从简历收取量、初筛量、进入面试人员数量、邀约量、实际到场初试量、复试量、背调通过量、offer发放量 、入职量等一系列数据，会形成一个招聘数据漏斗，这些数据可以帮助HR观察每个环节的数据流失。

我们把做好的报表在EXCEL里的电子表格软件界面里进行发布，人事部的同事便不用每天打开报表查看了，直接可以在后台进行查看，还可以通过二维码分享到手机进行查看，非常的人性和方便：

甚至，如果你的公司很大，有很多分公司或分部门的招聘情况需要统计，你可以试一下权限管理的功能，你可以自由指定每个登录账号的权限，例如下图里北京分部的账号只能查看北京分部的数据，广州分部的账号只能查看广州分部账号的数据，总的管理员却可以查看所有分部的数据：

通过以上案例的分析，我们知道现在各个组织正在投入大量的时间和金钱来获取和管理劳动力数据。但仅仅拥有这个数据是不够的，人力资源管理者应该能够分析这些信息，了解发展的趋势，并提出关键的见解。不过，要做到这一点，面临着很多难点，而电子表格软件正有这样一款功能强大而又实用的EXCEL插件，可以广泛运用在人事招聘的数据分析上，成为HR手中的得力助手。